Als professional, ondernemer of zzp-er heb je een volle werkdag en ben je druk. Maar hoe houd je overzicht? Daarvoor zijn er allerlei apps en tools. Het is verrassend dat er tegenwoordig een offline methode is die razend snel populair is geworden: de bullet journal. Wat is een bullet journal? En kun jij daar wat mee in je werk?

Deze maand verscheen het boek ‘De bullet journal methode’ van Ryder Carroll, de bedenker van het productiviteitssysteem dat inmiddels de wereld aan het veroveren is. Deze week was hij in Nederland; voor Frankwatching reviewde ik zijn boek en had ik een uitgebreid persoonlijk interview met hem. In dit artikel lees je er alles over.

Wat is een bullet journal?

Een bullet journal is niets anders dan een papieren notebook, waarin je op een uitgekiende manier overzicht houdt over je werk en leven. Daarmee is het systeem anders dan bestaande methoden voor takenlijsten of systemen als Getting Things Done.

Waarom werk je in dit systeem offline en niet online? Omdat je daarmee veel meer connectie voelt met je werk, je hoofd dwingt om langzamer te gaan en zo de goede prioriteiten stelt. Uit eigen ervaring moet ik zeggen: dat werkt. En hoe!

Wat kun jij als professional met een bullet journal?

Ik heb me jarenlang verdiept in allerlei manieren om handiger te werken en mijn werk slimmer te doen. Boeken als ‘Getting Things Done’ of ‘Deep Work’ verslond ik. Ook was ik expert in het gebruik van slimme takenlijsten met online tools. Toch raakte ik twee jaren geleden verslingerd aan mijn bullet journal. Waarom? Omdat het me een veel beter overzicht gaf over mijn werk en de dingen die er echt toe doen. Bovendien is een bullet journal niet alleen nuttig, maar ook leuk.

Gebruik ik mijn bullet journal een paar dagen niet? Dan merk ik dat direct. Ik ben onrustig, mis het overzicht en voel me opgejaagd. Pak ik mijn journal? Dan ben ik ontspannen, komt er razend veel uit mijn handen en verlies ik nooit het overzicht. Ook niet in een week waarin ik voor grote groepen moet spreken, nieuwe projecten opstart en er thuis volop hectiek is. Kortom: ik ben fan van de methode.

Is de methode voor iedereen geschikt?

Ja en nee. Werk je in een team met anderen samen in online tools als Trello, dan kan een bullet journal dat niet vervangen. Wel kan de journal dan handig zijn voor je eigen leven en werk. Wat zijn jouw prioriteiten? Waar wil je meer aandacht aan geven? Welke doelen wil je dit jaar realiseren? Daarvoor is een journal dan nog steeds handig, maar voor je dagelijkse taken zul je dan wellicht liever die andere tool gebruiken.

Hoe begin je? En hoe niet?

Wil je meer weten over wat een bullet journal precies is of het systeem uitproberen, dan kun je twee dingen doen: kijken op bulletjournal.com, of kijken op social media. Waar moet je beginnen? Niet op social media. Dat zit als volgt.

Kijk op bulletjournal.com

Begin met kijken op de site bulletjournal.com van Ryder Carroll, de bedenker van het systeem. Op zijn site ontdek je met een paar eenvoudige filmpjes hoe het systeem werkt, en je kunt direct zelf aan de slag.

Tip: schaf dan ook direct het goede notebook aan: de Leuchtturm 1917, op medium formaat, met stipjes op de pagina’s, dus niet met strepen, ruiten of blanco. Mij leek dit onnodig en ik begon in een eenvoudig boekje dat ik nog had liggen. Binnen twee weken had ik daar spijt van en begon ik opnieuw in het goede boekje. Daarna ben ik nooit meer gestopt.

Start niet op sociale media

Een andere manier om met een bullet journal te starten, is door te kijken op Facebook, Instagram of Pinterest. Daar word je overspoeld door mega-creatieve spreads: pagina’s uit een notebook van iemand anders. Met kleurige handlettering en masking tape worden de meest creatieve pagina’s gemaakt door creatieve mensen vanuit de hele wereld. Dat is echter niet waar het om gaat. Het basissysteem van Ryder Carroll is verrassend eenvoudig en minimalistisch. Daar kun je vandaag mee beginnen en meer dan een zwarte pen heb je er niet bij nodig.

Moet een bullet journal zakelijk of kleurig zijn?

Wil je toch kleurrijk aan de slag? Dan mag dat natuurlijk best, en het is ook leuk! Zo heb ik zelf al menig mooi inzicht gekregen dankzij een mooie pagina in mijn journal. Maar ook de minimalistische pagina’s spreken mij aan. Die zijn heerlijk om overzicht en grip te houden op mijn werk en om even snel te maken tijdens een drukkere werkweek.

Carroll is zelf van het minimalistische en functionele systeem. Juist de eenvoud van zijn werkwijze is aanstekelijk en maakt dat het systeem zakelijk geweldig goed inzetbaar is. Wat vindt hij zelf van alle kleurrijke boekjes met creatieve handlettering, washi tape en knipwerkjes?

Daarover is hij eerlijk. In eerste instantie spraken die journals hem minder aan. Maar dat was een fout, een vooroordeel, zegt hij nu. Hij leerde, dankzij zijn enthousiaste community, dat de kleurrijke boekjes veel voor mensen betekenen en dat mensen hiermee meer grip op hun werk en leven kregen. Daarom vindt hij nu alle systemen prima. Kleurrijk of eenvoudig, dat maakt niet uit. Als het voor jou maar werkt.

Een uitgekiend systeem om slimmer te werken

Een bullet journal is meer dan alleen een boekje voor je notities. Het bestaat uit een uitgekiend systeem, een methode van werken. Ryder Carroll ontwikkelde deze methode door de jaren heen, om te leren werken met zijn eigen onrustige brein. Hij kreeg de diagnose ADD en had als kind al het gevoel dat zijn brein “serieus kapot” was. Maar dankzij het werken met zijn offline notitieboek, kreeg hij grip en overzicht over zijn leven.

Carroll vertelt dat zijn offline boekje hem dwingt om langzamer te denken, waardoor hij een beter overzicht heeft over zijn werk. De bullet journal laat hem feilloos zien aan welke dingen hij zijn aandacht geeft, het stimuleert hem om hierin de goede keuzes te maken.

Carroll rondde succesvol zijn studies af in creatief schrijven en grafische vormgeving en had jarenlang een eigen bedrijf als ontwerper. In zijn vriendenkring begon hij zijn methode van werken te delen, wat een site over zijn methode als resultaat had. Puur als hobby, zijn weekendproject. Die site nam vervolgens een enorme vlucht en kreeg wereldwijd respons van mensen die enthousiast vertelden hoe de bullet journal hun leven veranderde.

Van droomklus naar bullet journal

Carroll vertelt dat hij als ontwerper moest pitchen voor een droomklus voor een belangrijke klant. Na het uitwerken van het traject won hij met zijn team de pitch. Maar op weg naar het vliegveld naar huis voelde hij zich niet enthousiast. Hij opende zijn e-mail en las een mail. Daarin vertelde een moeder hoe op het kinderdagverblijf voor gehandicapte kinderen een kind een aanval kreeg. De moeder van het kind was erbij aanwezig, maar was totaal in shock. Toen de ambulance kwam, kon ze de broeders niets vertellen. Ze greep in haar tas, sloeg een bullet journal open en op die pagina’s stond alles over de medische geschiedenis van het kind. De broeders konden die informatie razendsnel delen met het ziekenhuis, waardoor het kind na aankomst daar direct de goede behandeling kon krijgen en de aanval overleefde.

Hij was zo gegrepen door dit verhaal, en de andere enthousiaste verhalen van gebruikers, dat hij besloot dat de bullet journal vanaf dat moment zijn belangrijkste werk zou worden. Het is bijzonder om te bedenken dat het ADD-brein van Carroll nu wereldwijd mensen helpt om offline en langzamer te werken, waardoor ze meer bereiken.

Geïnspireerd door Leonardo da Vinci

Is Ryder Carroll bij het ontwikkelen van zijn methode geïnspireerd door Leonardo da Vinci? Ja en nee. Carroll vertelt dat hij als kind gefascineerd was door de schetsen van Da Vinci. Hij oefende eindeloos in zijn stijl en zijn eerste tekeningen waren onmiskenbaar geïnspireerd op de grote meester. Maar hij was zich er niet van bewust dat notitieboeken voor Da Vinci een grote bron van inspiratie waren en zijn inspirator daar dagelijks in werkte.

Wel is hij nu opnieuw geïnspireerd door Da Vinci en zijn manier van werken met notitieboeken. Zo stelde Da Vinci zichzelf dagelijks een niet-werkgerelateerde vraag, gewoon uit nieuwsgierigheid, en zocht hij iemand die hem het antwoord op die vraag kon geven. Daardoor kwam Da Vinci met de meest bijzondere mensen in aanraking en leerde hij van alles; zaken die hij later in zijn werk weer kon gebruiken. Die dagelijkse vragen heeft Carroll zelf ook een week toegepast, hij is van plan daar meer mee te gaan doen.

Voegt het boek van Carroll wat toe?

Over de methode van Carroll verscheen in november 2018 het boek ‘De Bullet Journal Methode’. Is dat boek een must-read voor drukke professionals die meer grip op hun werk en leven willen krijgen? Ja en nee.

Ben je bijdehand en snel van begrip? Houd je van experimenteren? Dan heb je genoeg aan de website bulletjournal.com. Met het instructiefilmpje en de blogs weet je genoeg. Schaf je er daarnaast de Leuchtturm 1917 bij aan als notitieboekje, dan kun je al aan de slag.

Maar, wil je alles uit de bullet journal halen? Wil je de methode en het hoe en waarom van de bullet journal helemaal doorgronden? Dan is ‘De bullet journal methode’ een geweldig naslagwerk.

Mijn nieuwe inzichten dankzij het boek

Ik werk zelf inmiddels twee jaar met de bullet journal, maar ook voor mij bood zijn boek nog weer nieuwe inzichten, waarmee ik deze nog weer handiger werk dan voor het lezen van het boek. En zeg nou zelf: als drukke professional is er eigenlijk maar één ding schaars in je werk: dat is je tijd of aandacht. En er is maar één ding waar je meer van wil: creatieve plannen of goede ideeën. Het boek is dan uitermate geschikt om je werkwijze verder aan te scherpen en meer te bereiken in je werk. Daarmee vind ik het boek de aanschaf meer dan waard, ook als je de methode al kent.

In het boek krijg je stap voor stap de achtergronden bij de methode uitgelegd. Daarna leer je hoe je moet starten. Vervolgens krijg je verdieping, zoals informatie over specifieke collecties die je kunt aanmaken. De verdiepingsinformatie is niet nodig als je net begint, maar wel waardevol en interessant voor de ervaren mensen. Mede door deze opzet is het boek interessant voor mensen die nog nooit een bujo hebben gezien, als voor mensen die er al jarenlang mee werken.

Ook interessant in het boek vond ik de praktijkvoorbeelden van anderen, al is het boek hier naar mijn mening te beknopt in. Op de site van Ryder, in zijn begeleidende gratis app, en op internet vind je echter enorm veel inspirerende voorbeelden van hoe anderen een bullet journal inzetten. Zo vertelt de app en site van Ryder over een accountant die zijn schulden van $240.000 wist weg te werken dankzij zijn bullet journal.

Wat voegt een bullet journal toe?

Misschien werk je al gestructureerd met een takenlijst en is je inbox elke avond keurig leeg. Heb je dan nog wel een bullet journal nodig? Zeker wel. Ik was zelf ook al gestructureerd in mijn werk, en mijn inbox behoorlijk de baas. Toch voegde de bullet journal voor mij veel toe. Waarom heeft een bullet journal meerwaarde?

1. Slimmer werken

Vaak denken we over ons werk als een serie taken die je zo snel mogelijk moet afronden. Maar waarom doe je die taken? Omdat ze bij een project horen. Maar waarom doe je die projecten? Welke projecten en taken zijn relevant? Waarom? Wat wil je er mee bereiken? Dat zijn vragen die ik in mijn bullet journal beantwoord. Zo helpt de journal me bij het stellen van prioriteiten en slimmer werken.

2. De bullet journal helpt met denkwerk voordat iets een taak is

De bullet journal helpt mij enorm met het denkwerk voordat iets een taak is: welke intenties heb ik met een taak of project? Waar heb ik plezier in en wil ik graag meer van doen? Waar wil ik graag minder van doen? Juist dit soort overpeinzingen deed ik niet bij andere to-dosystemen, maar de bullet journal nodigt hier wel toe uit. Mede daardoor is mijn werk de afgelopen jaren leuker, rijker en productiever geworden.

3. Brainstormen en vage plannen maken

Mijn bullet journal heeft steevast een aantal pagina’s voor ‘vage plannen en te creatieve ideeën’. Van die dingen die helemaal niet passen binnen mijn huidige werk, maar die wel leuk zijn! De afgelopen maanden heb ik regelmatig zo’n vaag plan toch kunnen implementeren in mijn werk. Juist omdat ze in het journal stonden, bleef ik er op kauwen, kreeg het idee vorm, en kon ik ermee aan de slag. Ik ontdekte dat er een heel stuk denkwerk gebeurt in het traject voordat iets een concrete taak is. En juist de bullet journal is geweldig om in dit voortraject in te zetten en daarin veel slimmer te werken.

4. Reflecties op jezelf en je werk

Naast het brainstormen en plannen gebruik ik mijn bullet journal ook regelmatig om terug te blikken. Hoe ging dat event; wat vond ik geweldig en wat ga ik voortaan anders doen? Wat was het allerleukste in deze werkweek, dit weekeinde, of deze vakantie? Welke acties wil ik voortaan anders doen? Zonder journal ben ik geneigd om vooruit te rennen naar de volgende klus. Met de journal sta ik regelmatig heel even stil en kijk ik terug. Dat zorgt ervoor dat ik veel meer geniet van mijn werk en leven. Bovendien leer ik ontzettend veel van de reflecties, waardoor ik sneller dingen in mijn werk aanpas, knopen doorhak, of stop met dingen die niet meer bij me passen.

5. Zacht werken met de bullet journal

Ik heb zelf de afgelopen jaren gemerkt dat mijn bullet journal me helpt bij zacht werken. Het geeft me niet alleen meer rust en overzicht op mijn werkdag, maar helpt me ook om intenties helder neer te zetten, mijn dromen te visualiseren, of wilde plannen te laten landen. Daarom ben ik een aantal jaren geleden begonnen met het meegeven van een bullet journal aan alle zzp-ers in mijn jaarprogramma. Ook mijn zacht-werken-coaches krijgen een bullet journal als onderdeel van hun zacht-werken-coachopleiding. Steeds weer krijg ik van hen enthousiaste verhalen over de journal, het overzicht dat ze hebben, en de rust in hun hoofd. Terwijl ze in korte tijd meer bereiken. Kortom: een bullet journal en zacht werken zijn een gouden koppel.

‘Mindfulness-praktijk’ vermomd als productiviteitssysteem

Carroll onderschrijft deze ervaringen. Zelf zegt hij dat zijn systeem eigenlijk geen productiviteitssysteem is, maar ‘een mindfulness-praktijk, vermomd als een productiviteitssysteem’. Ik moet hem daar helemaal gelijk in geven. Hoe cool is het, dat je mindful je werk kunt doen, en daarmee ook nog eens in minder tijd veel meer bereikt? De bullet journal maakt dat mogelijk.

Het is prachtig om je te realiseren dat een ADD-brein de wereld nu leert om langzamer te werken, met meer aandacht je werk te doen, meer te bereiken en daar ook nog eens meer van te genieten.

Ben je enthousiast over de bullet journal en werk je er al langer mee? Of wil je er mee starten? Doe dan mee aan het programma ‘Slimmer werken voor professionals met een bullet journal’. Ik bied je dit aan als eindejaarsgeschenk; in november en december kun je hiervoor gratis aanmelden (in januari gaat het €149 kosten). Vanaf de eerste week van december ontvang je elke week een module, waarmee je ontdekt hoe je een bullet journal zakelijk en slim inzet voor je werk. Klik hier om je nu gratis aan te melden. Doe je ook mee?